Die Welt steht vor großen Herausforderungen. Die Energiewende und die Klimaanpassung sind zwei davon. Auch die Erneuerung der europäischen Infrastruktur gehört auf diese Liste. Wir wollen eine zweite Ponta Morandi (die eingestürzte Brücke in Genua) oder Grimburgwal (der eingestürzte Kai in Amsterdam) vermeiden. Die Aufgabe, die Infrastruktur zu sanieren, kann als Generalprobe für all die Arbeiten gesehen werden, die im Zusammenhang mit der Klimaanpassung anstehen.
Projektorganisationen, die an diesen Herausforderungen arbeiten, sind oft überlastet. Manager, die 1001 Dinge auf ihrer Aktionsliste haben, berichten mir, dass sie zu viel Zeit mit Feuerlöschen verbringen, Probleme nicht kommen sehen und regelmäßig über denselben Stein stolpern.
Sind die Verbesserungsmethoden selbst verbesserungsbedürftig?
Eine gängige Verbesserungsmethode besteht darin, Probleme zu ermitteln und sie danach Stück für Stück zu lösen. Die Ergebnisse sind nicht immer erfreulich. Oft treffe ich auf Menschen, die Verbesserungsprojekten skeptisch gegenüberstehen, weil diese in der Umsetzung in ihren Augen immer wieder ins Stocken geraten. „Das Management hat nichts aus den Ergebnissen der Problemanalyse gemacht“, hört man dann. Oder hat das Management die Maßnahmen aus Verbesserungsprogrammen tatsächlich in seine 1001-Liste aufgenommen, aber passen die gängigen Verbesserungsmethoden nicht zu den Problemen von Projektorganisationen? Sind vielleicht unsere Verbesserungsmethoden selbst verbesserungsbedürftig?
Zeit, es anders zu machen
Eine ganz andere Verbesserungsmethode beginnt mit der Betrachtung von Problemen aus der Perspektive des Engpasses. Das Konzept des Engpasses stammt aus dem Systemdenken und dient der Optimierung der Produktivität von Systemen. Es ist logisch, dass ein System einen Engpass hat. In dem Beispiel einer Flasche ist dies natürlich der Flaschenhals. Wenn man eine mit Wasser gefüllte Flasche umdreht, wird der Inhalt zu wild sprudelndem Wasser, das herausfließt, und Luft, die hinein will. Steckt man nun einen Strohhalm fast bis zum Boden, leert sich die Flasche ruhig und viermal schneller. Sie haben soeben eine Lösung gefunden, die die Beschränkung des Engpasses geschickt aufhebt und den Output der Flasche pro Zeiteinheit um ein Vielfaches erhöht.
Der Engpass in dem System Flasche ist der Flaschenhals, in dem System Projektorganisation ist es die knappste Ressourcengruppe oder Skillgruppe. Die knappste Ressourcengruppe ist die, deren nachgefragte Leistung die verfügbare Kapazität stärker übersteigt als die aller anderen Ressourcengruppen. Nehmen wir als hypothetisches Beispiel an, dass die Ressourcengruppe der Projektleiter der Engpass ist.
Projektleiter arbeiten oft an mehreren Projekten und müssen sich mit einer Vielzahl von Stakeholdern in hochrangigen, inhaltlichen Diskussionen auseinandersetzen. Da ihre Zeit begrenzt ist und ihre Aufmerksamkeit verstreut ist, sehen sie Probleme oft nicht rechtzeitig und können sie nicht rechtzeitig lösen. Um Probleme in Projekten zu verringern, werden die Projektleiter häufig mit ihrem Wissen und ihrer Erfahrung in die Vorbereitung von Projekten einbezogen. Diese Lösung führt dazu, dass die Projektleiter ihre Zeit auf noch mehr Projekte aufteilen müssen und noch weniger Zeit haben, Probleme zu verhindern. Folglich funktioniert diese Lösung in der Praxis nicht.
Eine naheliegende Maßnahme zur Erhöhung der begrenzten Kapazität der Engpassgruppe ist die Einstellung von mehr Personen in dieser Ressourcengruppe. Dies hat jedoch den Nachteil, dass Fachkräfte knapp und schwer zu bekommen sind. Ein wesentlicher Grund, warum ich diese Lösung nicht empfehle, ist, dass die Einstellung von mehr Mitarbeitern zu mehr Problemen und nur zu einer geringen oder gar keiner Leistungssteigerung führt, solange die Prozesse im Engpass nicht optimiert sind. Glücklicherweise gibt es gute Lösungen, um die Kapazität der Engpassfunktions-gruppe ohne zusätzliche Mitarbeiter zu erhöhen.
Werkzeuge für Führungskräfte
Die großen Herausforderungen unserer Zeit erfordern neue Lösungen und zusätzliche Kapazitäten, um zur Energiewende, zur Klimaanpassung und zu einer sicheren Infrastruktur beizutragen. Egal, wie sehr sich Manager mit 1001 Dingen auf ihren Aktionslisten auch bemühen, sie können nicht zu diesen Lösungen beitragen. Sie sind einfach überlastet.
Was ist der Engpass in Ihrer Projektorganisation? Und auf welche Weise können Sie die Kapazität dieses Engpasses erhöhen? Mit den Antworten auf diese Fragen können Sie die Probleme an der Wurzel anpacken. Die Experten von Mobilé 4 flow & innovation verfügen über sehr umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen in Projektorganisationen und können Ihnen dabei helfen. Sie sitzen sozusagen auf dem Motorrad, wir fahren ein Stück weit im Beiwagen mit und geben Ihnen die Werkzeuge an die Hand, die Sie brauchen, um Großes zu leisten. Wir stellen Ihnen gerne unser Fachwissen zur Verfügung, um mit Ihnen über Ihre Organisation zu sprechen. Sie können uns eine Email schicken oder einen Termin vereinbaren.
Laut einem Klischee machen Manager die Dinge richtig, und Führungskräfte machen die richtigen Dinge. Das Klischee wird bald wieder in so mancher Weihnachts- oder Neujahrsansprache zu finden sein. Echte Führungskräfte reden nicht nur darüber, sie tun es einfach. Das Konzept des Engpasses und Lösungen, um den Engpass optimal zu nutzen, sind ihre Werkzeuge.
Founder & Managing Director of Mobilé 4 flow & innovation.
Willem de Wit
November 2023
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